Em momentos de crise, sejam elas globais, setoriais ou internas, as empresas precisam estar preparadas para tomar decisões rápidas e sábias visando a sobrevivência a curto prazo, com preservação de caixa e garantia de resultados, e também a transformação, pensando em oportunidades de se reinventar no pós-crise. Na teoria, as organizações podem buscar eficiência independentemente da crise, porém esses momentos críticos imprimem urgência e velocidade para esta agenda.

Para analisar o impacto que a pandemia de Covid-19 trouxe para o mercado, a Visagio fez uma pesquisa com 75 empresas, em que mais da metade reportou queda de pelo menos 30% de suas receitas. Determinados setores, como entretenimento, sofreram impactos maiores, com as receitas chegando a zero. 

Diante desta situação, empresas que vinham trabalhando com Programas de Eficiência saíram na frente: renegociação de 60% dos contratos, redução da base de despesas em 40% em menos de duas semanas e virada da queima de caixa para geração, mesmo em setores afetados pela crise. Esses são apenas alguns dos exemplos que vivenciamos nos parceiros em que o Programa de Eficiência já estava em andamento.

Estas ações foram possíveis, pois tais empresas já tinham consciência da importância de controlarem seus gastos em função do que é core para o negócio. Além disso, também tinham um pipeline claro de projetos de eficiência e equipes de prontidão. “O que fazer” era um fator conhecido e a questão central era como acelerar as ações para que os impactos fossem os mínimos possíveis e os ganhos viessem ainda mais rápido.

Programa de Eficiência

O Programa de Eficiência consiste em um núcleo de projetos com foco, sobretudo, em lucratividade e caixa que geram funding para a agenda de longevidade e crescimento da empresa. Os projetos, que podem envolver desde ações de ganho rápido até iniciativas estruturantes e disruptivas, são orquestrados por comitês que coordenam os stakeholders e a priorização de esforços, além de acompanhar os benefícios e a efetividade das ações.  A partir da nossa experiência, podemos conceituar que Programas de Eficiência de sucesso são fundamentados em cinco elementos-chave: dados e tecnologia, mindset base zero, cultura ágil, gestão da mudança e capacitação. 

Tais programas podem ser adotados por quaisquer empresas que busquem eficiência e estejam preocupadas com lucratividade e caixa, independentemente do cenário de crise. Porém, nesses momentos, as discussões sobre gastos ganham ainda mais relevância nas agendas estratégicas, viabilizando que as empresas consigam atravessar todos os estágios da crise – da ativação do Modo Sobrevivência, passando pela fase de Resiliência e no planejamento pós-crise, em que muitos negócios entrarão no Modo Reinvenção.

Sobrevivência – Adaptando-se Rapidamente a um Novo e Incerto Cenário

Aos primeiros sinais da crise, é necessária uma rápida mobilização para a contenção de gastos com análises estratégicas de quais contas podem ser reduzidas, equilibrando a necessidade de ganhos imediatos com a manutenção do que é essencial para a longevidade da empresa. O grande desafio é, portanto, combinar de forma simultânea as decisões certas sobre o negócio com a redução de gastos.

Inicialmente, deve-se identificar contas que já serão eliminadas como consequência da crise. No exemplo da pandemia pelo novo coronavírus, viagens e eventos foram os primeiros cortes a serem feitos. É fundamental identificar quais são os parceiros chave e o papel que a companhia tem na cadeia de suprimentos, quais contratos podem ser renegociados e quais contas não podem ser cortadas, pois são geradoras de receitas ou impactam diretamente o negócio.

Uma das ferramentas que podem ser aplicadas nesta fase é o Orçamento Base Zero (OBZ).  A filosofia de se partir de uma “folha em branco” (base zero) provoca o questionamento e racionalização dos gastos, que ocorre por meio da abertura de cada custo/despesa na visão de preço unitário e volume. 

Esse exercício facilita a identificação de ineficiências em pelo menos uma das alavancas ou nas duas simultaneamente, uma vez que a abertura possibilita a comparação dentro de uma mesma empresa (entre áreas/unidades/regionais, por exemplo) e com outros players do mercado. No orçamento tradicional, os valores são vistos de forma “fechada”, tornando a crítica dos gastos mais difícil de ser realizada.

Dado que o processo de OBZ parte do entendimento da estratégia do negócio e do que é core para a companhia, a ferramenta combina muito bem a otimização dos gastos com a alocação de recursos de forma inteligente, focando no que realmente é essencial para a empresa – corte do “non working money”.

Outro conceito importante que auxilia no contexto de crise é o Zero Based Organization (ZBO), muito aplicado para o (re)dimensionamento de equipes e que utiliza os mesmos conceitos do OBZ nas contas de Pessoal. Nesse caso, a abertura de gastos consiste na visão de custo de cada FTE (full time equivalent) e a quantidade de FTEs necessários para um determinado processo, podendo ser aplicado tanto a funções de execução, como de gestão. Desta forma, a abordagem do ZBO endereça três questões principais: Há espaço para aumentar a produtividade? O perfil/senioridade da equipe está adequado? E a proporção de gestão / overhead está compatível?

Além do OBZ e ZBO, há outras ferramentas que podem auxiliar a busca por eficiência: Reengenharia de Processos, Automação, Revisão do S&OP e Planejamento e Controle da Produção (PCP) são alguns exemplos.

Resiliência – Atravessando a Crise e Criando a Oportunidade de Sair dela Melhor

Após um primeiro choque e implantação de ações imediatas com foco em sobrevivência, inicia-se uma fase de travessia pela crise, em que a resiliência é uma palavra-chave para que as empresas consigam se manter solventes mesmo vivendo eventuais oscilações de receita.

É um momento que demanda muita flexibilidade e ciclos de planejamento curtos, dando um passo por vez a cada fato ou informação nova, porém, sem perder o olhar no futuro, pois lá estarão as oportunidades. É importante criar uma capacidade de readaptação rápida frente à melhora ou agravamento da crise, construindo e mantendo um buffer financeiro por meio do controle milimétrico de gastos, manutenção ou aumento de receita. Da mesma forma, é essencial não perder o foco na experiência e sucesso do cliente,  além do nível de serviço entregue, de maneira a conter o churn ao máximo. Nesse momento também pode ser necessário avançar e fazer mais cortes, desta vez mais cirúrgicos, pois (espera-se que) as ineficiências mais evidentes já tenham sido solucionadas.

Uma empresa do setor automobilístico, por exemplo, já considera nesta fase da crise a redução de investimentos e gastos com Pesquisas & Desenvolvimentos (P&D). Outras companhias que, em um primeiro momento, evitaram realizar cortes na folha de pagamento já precisaram implantar ações de revisão de quadro frente ao prolongamento do cenário de recessão.

Na primeira fase da crise, decisões rápidas muitas vezes são impostas pela alta liderança. Neste momento, também pode-se pensar em dinâmicas diferentes, descentralizando a criação de iniciativas, envolvendo e engajando mais a companhia.

Reinvenção – Combinando a Implantação de Novos Modelos de Negócio com a Agenda de Eficiência  

Mesmo após a retomada, os negócios ainda seguirão impactados frente ao que eram no passado devido ao distanciamento social e a mudança na forma de consumo da população, que podem levar à retração, crescimento ou até impulsionar a transformação digital, passando por uma reinvenção dos modelos de negócio. A crise é uma oportunidade ímpar para as empresas se reinventarem – e para alguns setores, este será o único caminho.

No varejo de produtos não essenciais, por exemplo, a crise impulsionou diversas mudanças  e restrições na forma de funcionamento dos negócios que, somadas a própria característica desta pandemia, impactaram fortemente os hábitos dos consumidores. Para os varejistas que tiveram seus negócios físicos fechados, observaram-se mudanças na forma de operação como, por exemplo, restaurantes que passaram a operar com o modelo de “Grab and Go”. Já alguns negócios que continuaram suas operações durante a crise adotaram medidas como controle do fluxo de entrada nos estabelecimentos e até mesmo mudanças físicas como instalação de separadores de acrílico. 

Apesar do setor ter sofrido diversas mudanças nos serviços oferecidos e na maneira de operar no dia a dia, a digitalização foi a transformação que mais se fortaleceu e será o fator chave para quem quer se posicionar no novo mercado.  Com isso, muito se discute sobre o novo papel dos canais de venda físicos – quais tendências vieram para ficar, seja por mudança de hábito ou questões de saúde?

Também cabe destacar que a partir do fortalecimento da digitalização, as prioridades estratégicas das empresas se transformam e são inseridos outros gastos operacionais, como a logística de entrega, investimento em tecnologias ou até mesmo mudanças na estrutura física, sendo essencial a revisão dos diversos aspectos do negócio. Diante disso, ter um Programa de Eficiência implantado auxilia na realocação de recursos, pois os ganhos gerados com a implantação dos projetos de eficiência podem servir de financiamento para projetos de inovação e para o reposicionamento da marca no mercado. 

E, mais uma vez, o mindset base zero pode – e deve – ser aplicado para a reinvenção das companhias – se em outros tempos a aplicação dos conceitos base zero provocava a “simulação de uma folha em branco”, no contexto que vivemos hoje isso virou uma realidade. 

Os Programas de Eficiência são, portanto, essenciais em tempos de crise. Eles viabilizam a identificação de oportunidades de forma rápida e segura, garantem o alinhamento e coordenação de todos os projetos de eficiência, além de reforçarem o mindset de austeridade e agilidade nas companhias. Com isso, contribuem para lucratividade e caixa, gerando funding e fôlego para as iniciativas voltadas à  longevidade e crescimento da empresa.

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Sobre as autoras

Andréa Costa é sócia da Visagio, especialista no tema de eficiência e tem experiência em projetos de OBZ, ZBO, programas de redução de despesas e otimização de processos. Já atuou em projetos de eficiência em empresas de serviços financeiros, tecnologia, indústria, varejo, entre outros setores.

Marília Gomes é consultora da Visagio, especialista em projetos com foco em engenharia de processos e dimensionamento, tendo atuado em empresas do setor financeiro, bancário e agrícola.

Karina Bataglia é consultora da Visagio, especialista em projetos com foco em eficiência tendo atuado nos setores de telecomunicações, logística, indústria alimentícia e varejo.