Como racionalizar e garantir perpetuidade na redução de despesas de SG&A

Os custos diretos, ligados ao core business das empresas, estão sempre sob um holofote, sendo muito bem controlados e sofrendo constantes revisões, pois impactam diretamente no produto oferecido. Já os demais gastos, por não serem tão palpáveis e explícitos acabam sendo como um ralo, vazando aos poucos, sem que se perceba, resultando em uma empresa com baixa lucratividade.

Um exemplo desses itens que podem impactar o resultado financeiro de uma empresa são as despesas de SG&A (Sales, General & Administrative – Vendas, despesas gerais e administrativas). Estas despesas estão relacionadas à administração da empresa, englobando salários, taxas, viagens e demais gastos de áreas como Comercial, Marketing, RH, TI, Financeiro, Contabilidade, etc.

A redução desse tipo de despesa aliada à implantação de uma gestão mais eficiente do desempenho orçamentário pode aumentar substancialmente a qualidade dos resultados financeiros obtidos por uma organização. Porém, para que a racionalização das despesas de SG&A ocorra de forma saudável – isto é, sem prejudicar as vendas e os serviços às áreas de negócio – há basicamente três etapas principais:

Identificando o potencial de redução das despesas

Após definida a necessidade de redução de despesas de SG&A é necessário realizar um assessment das principais contas da empresa. As contas podem ser agrupadas em pacotes, de acordo com o seu perfil, para facilitar as análises de impacto de cada uma e avaliar o esforço para a sua redução.

Saiba mais: Como agrupar as contas de uma empresa

Um pacote é um agrupamento de contas contábeis semelhantes que permite a especialização de seu gestor, tornando o acompanhamento mais efetivo.

Exemplo das contas contábeis dentro do pacote Pessoal

Feito o agrupamento de contas, é importante priorizar os pacotes com maior potencial de redução. Para isso, pode-se considerar o valor total do pacote, aumentos expressivos recentes e a sua variabilidade histórica. As contas com maiores valores, aumentos recentes e maiores variabilidades são as principais candidatas a uma análise mais profunda e atuação direta, assegurando o real impacto da revisão dessas despesas nos gastos totais da empresa.

Avaliando as ações de redução de despesas

Com a visibilidade de quais são as contas com maior potencial de redução, o próximo passo é realizar benchmarks internos e externos, realizando a comparação de indicadores de produtividade e de custo. Nessa comparação, é válido ressaltar fatores como localidade, escala e segmento de atuação, além de outras particularidades que podem distorcer as análises. Assim, torna-se possível avaliar a eficiência de cada área e da empresa na utilização de seus recursos.

A partir das comparações das contas, é feito um levantamento de hipóteses, que auxilia na resolução de problemas. As hipóteses são testadas e, com a validação, são avaliados os riscos associados a elas e as formas de mitigá-los. Assim, é possível propor ações de melhoria e mensurar os ganhos esperados com elas. Essas ações podem ser voltadas à melhoria de processos, implantação de novas tecnologias e reestruturação organizacional. As ações devem ser priorizadas, considerando maiores ganhos e menor complexidade / custos de implementação.

Como perpetuar a redução de despesas de SG&A?

A implementação das ações, como qualquer mudança organizacional, deve atentar para os aspectos de gestão da mudança necessários, de forma a garantir sua efetividade. Todas as áreas competentes da empresa devem ser acessadas, como por exemplo suprimentos para substituir fornecedores, jurídico para renegociar contratos, RH para promover ajustes de quadro, etc.

Além de atuarem no primeiro momento trazendo as ações que potencializarão o ganho, as áreas administrativas devem ser acompanhadas através de indicadores que reflitam o impacto dessas ações ao longo do tempo. Essa gestão por indicadores permite que o efeito das ações de redução de despesas seja capturado não somente a curto, mas também a longo prazo.

Racionalizar as despesas com SG&A significa gastar menos, porém não significa necessariamente fazer menos. Para isto, o planejamento e o controle são muito importantes, porém há um fator tão ou mais importante: a cultura da empresa. O foco constante da empresa na redução de gastos, refletido na atitude individual, é uma ferramenta importante para a racionalização. Além destes aspectos, um processo de gestão orçamentária eficiente e a criação de mecanismos de incentivo individual cumprem um importante papel na redução do patamar de despesas. Nesse sentido, pode-se destacar o OBZ (Orçamento Base Zero) como uma metodologia bastante eficiente para a elaboração do orçamento, contribuindo, também, para a redução de despesas.

Sobre o autor

Fabiano Muniz é sócio da Visagio e lidera projetos de transformação organizacional, otimização operacional, gestão de desempenho, orçamentação base zero e redução de custo (tendo atuado em setores de varejo, mercado financeiro, telecomunicações, agroindústria e indústria automobilística). É um dos sócios responsáveis pelas práticas de finanças, gestão orçamentária e redução de custos nos projetos da Visagio.