Entenda o que é o S&OP e como ter sucesso ao implantá-lo para gerar um planejamento mais efetivo, resultando em redução de custos operacionais e aumento do nível de serviço

Em um mercado cada vez mais competitivo e de rápidas mudanças, uma importante prática adotada pelas empresas para manter a vantagem competitiva é o planejamento de vendas e operações, mais conhecido como S&OP –  Sales and Operations Planning.

Com origens no fim da década de oitenta, ele se tornou uma ferramenta estratégica para as empresas, deixando de ser apenas um plano de produção a médio e longo prazo. Atualmente, ter um S&OP flexível é um fator chave para as empresas serem resilientes às mudanças de ambiente, proporcionando aumento do nível de serviço e redução de estoques. Desta forma, a implementação do S&OP pode aumentar receita, reduzir custos da empresa e alavancar a performance de comercialização dos produtos.

O que é S&OP?

Em linhas gerais, o S&OP pode ser entendido como uma série de processos de tomada de decisão que, suportados por modelos matemáticos e análises quantitativas, tem como objetivo:

• Balancear oferta e demanda
• Integrar o plano financeiro ao plano operacional

Ou seja, basicamente é um processo de planejamento contínuo através do qual a empresa alinha o plano de produção com o plano de vendas. É responsável por manter a coerência entre a estratégia da empresa e sua operação ao interligar os planos nos níveis estratégico, tático e operacional.

O S&OP integra diferentes áreas tais como Operações, Logística, Vendas e Finanças para que, juntas, definam o melhor plano de demanda e oferta. Além disso, conta com a participação da alta gerência, que é responsável pela decisão final.

Uma falsa ideia que muitas empresas têm é que o S&OP se limita a sistemas, quando na verdade é um planejamento estruturado com o alinhamento das diferentes áreas envolvidas, sendo apenas suportado por sistemas.

O S&OP é um processo cíclico, repetido periodicamente e composto por sete etapas, com início no levantamento de dados para a previsão da demanda e término na execução dos planos de vendas e operações.

Dessa forma, contribui para a redução de conflitos entre decisões das diversas áreas envolvidas, administração de gargalos e restrições comerciais / operacionais, bem como integração dos planos ao processo orçamentário.

Implementando S&OP

A implementação do processo de S&OP pode ser estruturada em quatro fases: motivação, definição, operacionalização e implantação. Ela pode ser realizada em parceria com consultorias ou desenvolvida internamente, sendo necessária, de qualquer modo, uma equipe dedicada à implantação dos processos. De modo geral, os principais custos envolvidos são os de mão de obra e os de possíveis aquisições de sistemas.

1. Motivação

A primeira etapa consiste em entender os motivadores da implementação do S&OP na empresa. É fundamental realizar um diagnóstico da situação atual para compreender o processo de planejamento existente e seus principais gaps. Desta forma, o processo futuro pode ser desenhado e implementado de maneira mais aderente à realidade da empresa, bem como às expectativas da alta direção.

Os principais motivadores para a implantação do S&OP são a necessidade de:

• Elaboração de um plano aderente à realidade da empresa;
• Gerenciamento de mudanças de forma eficiente e eficaz;
• Gestão de estoques e de capacidade mais efetiva;
• Avaliação do desempenho;
• Integração das áreas envolvidas no planejamento

2. Definição

Uma vez entendidos os objetivos do S&OP na empresa, é necessário desenhar o modelo que irá atacar de forma mais efetiva os gaps de planejamento da organização. Assim, nesta etapa são tomadas decisões mais abrangentes como as famílias de produtos, o grau de detalhamento com o qual será tratada cada uma delas e modelos matemáticos a serem utilizados.

3. Operacionalização

Neste momento é definido como o S&OP será operacionalizado. Ou seja, nesta etapa são estabelecidos:

• Os responsáveis pelo processo, tais como líder; times de pré-S&OP, de planejamento de demanda, de planejamento das áreas e time de S&OP executivo.
• Os modelos de relatório que serão gerados, tais como o relatório de operações, relatório de logística, relatório de vendas, dentre outros.
• Os KPIs que serão calculados, tais como indicadores para previsão de venda (MAPE, MAD, ME), indicadores de estoque (Giro, Cobertura, Nível de Serviço), dentre outros.

Saiba mais: KPIs

ME: Indica o erro da previsão sobre o realizado. Como os erros podem ser positivos e negativos, na média eles podem se anular, dando a falsa impressão que o erro é baixo.

MAD: Indica a magnitude do erro da previsão sobre o realizado em forma de número absoluto.

MAPE: Indica a magnitude do erro da previsão sobre o realizado em forma de porcentagem absoluta.

Giro: Aponta o número de vezes (velocidade) que o estoque de um produto é reposto durante um determinado período.

Cobertura: Indica a quantidade de tempo (em dias, semanas ou meses) que o estoque existente levaria para ser totalmente consumido, caso não houvesse reposição.

Nível de Serviço: Mensura a probabilidade de não haver stockout, ou seja, o quanto sua demanda está sendo atendida. Existem diferentes formas de se calcular o nível de serviço, como tipo 1 (α) que mede a frequência em que há um atendimento completo da demanda e o tipo 2 (β – Fill Rate) que mede o quanto da sua demanda você está atendendo.

• Os sistemas que serão utilizados para o acompanhamento do processo, tais como sistema de consolidação do planejamento, sistema de monitoramento de KPIs, e sistema de acompanhamento financeiro do processo.
• Os procedimentos do S&OP incluindo cronograma anual e agenda de revisões.

4. Implantação

Por fim, a última etapa consiste na elaboração do plano de implantação do processo de S&OP e sua execução. Como em toda implantação de um novo processo, esta etapa exige um forte trabalho de gestão de mudança. É preciso engajar todos os envolvidos, sempre contando com o apoio da alta liderança. Um sponsor cross, que olhe a transição como um todo, tal como um CEO, é fundamental para o sucesso da implantação.

Fatores Chaves para o Sucesso

O sucesso do S&OP e a obtenção dos resultados esperados dependem principalmente de três pontos chaves:

• Governança/Processos
• Pessoas
• Tecnologia

Além disso, é necessário ter os objetivos claramente definidos e alinhados com a estratégia da empresa, bem como realizar um follow up constante para identificar pontos de melhorias.

É importante ressaltar que, para adotar essa prática, não é necessário um investimento pesado em sistemas e/ou em processos muito complexos logo de início. É possível iniciar a implantação do S&OP com simples planilhas e gradualmente, com o amadurecimento dos processos, implementar tecnologias mais robustas.

O mais importante é contar com o apoio da liderança e com a vontade de “fazer acontecer” do time. Questões orçamentárias não devem ser empecilho para a implantação, uma vez que benefícios iniciais já podem ser obtidos com algumas práticas mais simples de S&OP.

Assim, a implementação do S&OP está se tornando cada vez mais comum, tanto por empresas de produto como pelas de serviço, consolidando-se como uma forte tendência de mercado.

Sobre a autora

Ana Pantaleão é consultora da Visagio especialista em projetos de logística, supply chain e operações, tendo atuado em áreas operacionais e de suporte no setor de varejo, bancário, óleo e gás, mineração, dentre outros. Possui mestrado em Supply Chain Management and Optimization pela Écoles des Mines de Nantes