Solucionando problemas através da otimização de estoques

Uma solução para as indústrias de capital intensivo em ambientes desafiadores e remotos

No cenário de negócios atual, altamente competitivo, empresas encontram-se sob constante pressão para tornarem-se mais rentáveis. Companhias de capital intensivo, cada vez mais, têm que liberar capital de giro, melhorar a confiabilidade e minimizar seu tempo de inatividade. Com este fim, é preciso alcançar um tempo de funcionamento satisfatório nas operações, mas isso não é tudo – reduções de custos são necessárias e a otimização da manutenção, das operações e do uso de peças de reposição (MRO) é uma abordagem comprovada para atingir os objetivos já citados.

UMA SITUAÇÃO COMPLEXA

O estado ideal de operações para qualquer empresa é aquele em que os processos, pessoas e tecnologia são integrados através de fabricantes de equipamento original, fornecedores terceirizados e prestadores de serviços, que atuam de forma completamente coordenada, como as engrenagens de uma máquina bem lubrificada. Muitas empresas aspiram esse nível de maturidade, mas enfrentam dificuldades para conseguir melhorar atividades chave da sua cadeia de suprimentos.

Os desafios são muitos, dentre eles: excesso de estoque, obsolescência, insuficiência de estoque, demanda irregular e não planejada. Além disso, estes fatores são agravados quando as informações não são confiáveis devido à má qualidade dos dados e registros de transações, processos de compra negligentes e ineficientes, e à falta de comunicação significativa entre as funções internas. As características singulares da demanda de peças de reposição e abastecimento tornam o processo de reposição em uma tarefa complexa.

OS PONTOS CRÍTICOS

Quatro questões principais são comuns a operações com grande número de itens MRO, principalmente em indústrias com alto investimento de capital – infraestrutura, mineração, energia e, óleo e gás.

1. Dados errados, incompletos ou não confiáveis

O gerenciamento de dados é o principal pilar de operações eficazes, eficientes e econômicas. No entanto, muitas companhias contam com dados pouco confiáveis ou muito desorganizados. Como a acuracidade de dados de estoque é um KPI crítico no ambiente de serviço e manutenção, dados inconsistentes levam à um cenário impreciso, gerando excesso de compras e de estoque de segurança. Gerenciar os níveis de estoque de peças de reposição com base em dados incompletos ou errados é praticamente impossível, e ainda tem como consequência o comprometimento desnecessário de capital de giro.

Grandes equipamentos devem ser diretamente vinculados as peças de reposição mais relevantes, contribuindo com a gestão de estoques global e ajudando a evitar a obsolescência. A origem dos problemas de dados em sistemas ERP ocorre quando, por exemplo, os processos de criação e atualização de dados dos itens não estão devidamente controlados, ou quando é permitido usar um texto livre para descrevê-los, resultando em duplicações de registros do mesmo item. Quando os dados estão abaixo do padrão, as possibilidades de redução de custos e de eficiência do processo são limitadas.

2. Pouca integração entre funções chave causando demanda não planejada

As principais funções responsáveis pela gestão de estoques integrada são:

  • Compras e Suprimentos
  • Finanças e Gestão de Ativos
  • Gestão de operações e  estoques

Com frequência, cada uma dessas áreas tem seus objetivos desalinhados ou cronogramas incompatíveis, falta colaboração entre elas, e os diferentes objetivos de desempenho levam a uma gestão de estoque longe da ideal, à elevados custos de aquisição e à retenção de estoque excessivo.

Da mesma forma, muitas vezes, há uma falta de compreensão da organização das forças em jogo em cada uma das funções. As dificuldades linguísticas e diferentes normas culturais e comerciais, quando as operações são feitas de modo remoto, complicam as coisas. Mal entendidos que ocorrem entre sites podem causar duplicidade ou escassez de materiais, gerando prejuízos e desperdícios.

Melhorar a colaboração entre  os elos da cadeia de suprimentos, com os clientes internos e, eventualmente, fornecedores externos, especialmente nas áreas de manutenção e engenharia, rapidamente gera oportunidades para uma redução dos custos de estoque e uma melhoria nos níveis de serviço. Essa colaboração engloba uma comunicação aberta e comum entre os sites, utilizando ferramentas e técnicas para garantir um alinhamento geral, independente de diferenças linguísticas ou culturais.

3. Ineficiências em compras e problemas de suprimentos

Muito frequentemente, a área de Compras é acusada, erroneamente, pela falta de peças de reposição. A equipe de compras local muitas vezes é frequentemente guiada por seu escritório global com relação aos níveis de estoque de segurança e à escolha de fornecedores, recebendo orientações conflitantes com a realidade e os aspectos práticos locais. A base de fornecedores pode ser fragmentada e os acordos de nível de serviço descumpridos, ou até inexistentes, resultando em ineficiência e desperdício. Além disso, sistemas de aquisição complexos e processos desalinhados, na mesma organização, agravam a situação.

Rupturas de estoque é uma característica comum nessas situações, principalmente devido à má gestão de estoques e previsões. Por outro lado, o excesso de estoque irá surgir de uma falta de dados e de processos ultrapassados. Em paralelo, a obsolescência é frequentemente gerida de forma reativa, ao invés de proativa, ou mesmo quando ela está de fato ocorrendo, o que resulta em um armazém com muitas peças não utilizadas, aumentando assim os custos de armazenagem.

4. Lead time longos, indefinidos ou ambíguos

No que tange a peças de MRO, longos prazos de entrega são muitas vezes a norma, principalmente quando se lida com operações que ultrapassam fronteiras internacionais, especialmente nos mercados emergentes, onde a infraestrutura é inferior à ideal. Como resultado, as peças muitas vezes não estão no lugar certo na hora certa, causando conflito entre cadeia de suprimentos, área de compras e consumidores, e afetando, em última instância, a operação e os níveis de serviço.

Todos estes fatores impactam na capacidade da empresa de funcionar no nível desejado. Pode haver estoque excedente de algumas peças vitais e, ao mesmo tempo, insuficiência de estoque de outras. A falta de um processo de reposição de estoque adequado é mais do que inconveniente, pois acaba gerando muitas despesas.

ENFRENTANDO OS CUSTOS

Organizações estão sempre se esforçando para tornarem-se mais rentáveis, mas quando as oportunidades para o aumento das vendas são escassas e as condições de mercado baixam os preços das commodities, os custos devem ser contidos e sistemas de processos devem ser feitos de modo mais eficiente.

Reduzir os custos de pedido, armazenamento e manutenção de peças de reposição é fundamental na contenção dos custos das operações de manutenção e reparação. Por sua vez, a gestão ideal de peças não é possível sem uma clara compreensão de todas as partes do sistema de gestão de estoques – os vários eventos que o afetam, e as ações e os obstáculos enfrentados durante o planejamento, solicitação de compra, aquisição e recebimento de peças de reposição. No entanto, nem sempre as intensas operações do dia-a-dia permitem que as equipes internas tenham tempo de examinar de perto as áreas problemáticas, e a falta de planejamento e previsão, a compra ineficiente e a comunicação ruim entre departamentos, acabam passando despercebidas.

Com base em nossa experiência nos setores extrativos, descobrimos que as empresas normalmente têm um excesso de 10% a 30% em peças de reposição, sendo assim acima do nível necessário para manter as operações com um nível de risco aceitável. Ao mesmo tempo, também descobrimos que itens críticos, normalmente, estão abaixo dos níveis necessários para proteger a disponibilidade de ativos, e os itens não críticos estão frequentemente acima do nível necessário de estoque.

Ao envolver-nos diretamente com uma organização que enfrenta estes desafios, construímos uma relação de confiança e apoiamos a gestão operacional, colaborando e identificando questões importantes para cada organização. Após esta fase inicial, as questões prioritárias podem ser abordadas de maneira coordenada por uma equipe enxuta e dedicada, composta por especialistas em gestão de estoques e cadeia de suprimentos atuam diretamente no local – que pode ser uma mina, uma plataforma de produção ou no local de construção. A equipe utiliza uma abordagem estruturada para a coleta e análise de dados, depois aplica uma ferramenta de otimização, que minimiza os custos de software, para resolver os problemas detectados de forma sustentável. Em paralelo, os gestores locais são instruídos quanto ao uso da ferramenta analítica, adaptando seus parâmetros às mudanças nas situação das operações.

Também descobrimos que um dos principais meios de garantir a colaboração entre a manutenção, o gestão de estoques e o gerenciamento de uma cadeia de suprimentos é fomentar um entendimento comum de que a otimização de estoques não é simplesmente a redução de seus níveis, e que ela só funciona quando o estoque é mapeado e bem administrado em todos os elos da cadeia de suprimentos.

FATORES DE SUCESSO

Toda organização quer liberar capital de giro e muitas optam por otimizar seu estoque MRO a fim de consegui-lo. No entanto, poucos atingem os níveis de sucesso que desejam. Em empresas de médio porte e capital intensivo em locais remotos, os métodos tradicionais de otimização de níveis de estoque e sistemas de reabastecimento não se aplicam.

Acreditamos que existem quatro fatores necessários que são as chaves do sucesso para reduzir os custos, reduzir os níveis de estoque, simplificar procedimentos e satisfazer os requisitos de nível de serviço:

1. Uma equipe dedicada, experiente, multicultural e com disposição para colocar a “mão na massa” faz toda a diferença. Este time deve ser alocado no cliente e atuar segundo suas premissas, desenvolvendo um bom relacionamento com a equipe local e compreendendo profundamente os reais problemas e necessidades específicas do cliente.

2. Coleta e análise de dados, que começa garantindo a precisão das informações de consumo para, em seguida, utilizar uma ferramenta de otimização de estoque, a fim de fornecer novos parâmetros para sua gestão. Esta ferramenta não necessita de qualquer conhecimento técnico para sua utilização e seus usuários são treinados para usá-la de forma confiante e auto-suficiente.

3. Alinhar as várias partes das operações da cadeia de suprimentos e implementar soluções viáveis e sustentáveis em todos os seus elos, desde as fases de compra e operações, até o descarte.

4. Garantia de suporte e orientação para assegurar que os novos processos serão incorporados de forma sustentável. Estes podem ser realizados através de auditorias locais periódicas, ou remotamente, com relatórios no formato de dashboard.

Trabalhando com essas etapas, com a equipe certa, e garantindo que as mudanças serão incorporadas de maneira sustentável, as metas de otimização MRO podem ser alcançadas.

O ESTUDO DE CASO NORDGOLD

Nordgold é uma companhia mineradora internacional, criada em 2007, que atua em mercados emergentes.

Ao longo dos últimos anos, a Nordgold cresceu com uma rapidez nunca antes vista no segmento em que atua, devido a aquisições cuidadosamente orientadas. A Companhia opera nove minas na Rússia, Cazaquistão, Burkina Faso e Guiné e emprega mais de 10.000 trabalhadores.

Com as mudanças no mercado de commodities e com vista a melhorar a sua base de custos, a Visagio foi contratado pela Nordgold para entender a utilização e gestão de peças de reposição em duas minas em Burkina Faso, durante um período de dez semanas – começando com a mina Taparko em Burkina Faso, localizado a 200 km da capital, Ouagadougou. Nesta mina, sessenta por cento das compras eram importados e muitos pedidos levavam de três a quatro meses para chegar por ferrovia ou rodovia desde os portos de Abijan, na Costa do Marfim, ou de Tema, em Gana.

No início, a situação na mina parecia um caso típico: o banco de dados de peças de reposição não era confiável, a criticidade de peças de reposição era mal definida, seus pontos de reposição não eram planejados e haviam vários processos ultrapassados, com papéis e responsabilidades mal definidos. A equipe Visagio se instalou na mina para, com a ajuda da equipe de gestão local, compreender plenamente os problemas e dificuldades, assim como suas dimensões e, então, desenvolver uma abordagem pragmática através da nossa ferramenta de Otimização de MRO.

Seguindo a nossa metodologia, a ferramenta de Otimização de MRO foi usada para otimizar os níveis de estoque, assim como os parâmetros do mesmo. Esta simulação incluía custo unitário por item, previsão de uso, consumo real, lead times internos e externos e os requisitos de nível de serviço do fornecedor.

A partir desta base, os parâmetros de estoque foram otimizados, com uma avaliação contínua do consumo real versus o previsto por mapeamento. O produto entregue se tornou a principal ferramenta de modelagem e otimização, ajudando a identificar problemas e suas causas raízes, evitando a compra de itens desnecessários, reduzindo os níveis de estoque ao longo do tempo, assim como uma melhoria da gestão de itens obsoletos. A colaboração entre departamentos também foi significativamente melhorada com a definição clara de papéis e responsabilidades, além da capacitação da equipe, que passou a apresentar habilidades ainda melhores de gerenciamento de dos estoques.

 “A análise de estoque feita pela Visagio nos permitiu responder rapidamente à demanda dos consumidores. Nós poupamos US$ 1,5 milhões em um quarto de ano, em 2014, devido ao projeto. A ferramenta criada pela Visagio foi muito útil e passamos a gerar, de maneira simples e rápida, as requisições para o processo de reposição de estoque. O monitoramento mensal do estoquenos permite ver onde podemos melhorar os níveis de estoque e resolver problemas com consumidores de forma contínua.”

Yvan Sévin, Diretor de Logística da Nordgold em Burkina Faso

Igor Queiroz, consultor da Visagio, é formado em Ciência da Computação e possui MBA em Logística, Operações e Tecnologia pela COPPEAD.

 Weber Pimenta, sócio gestor da Visagio, é Mestre em Engenharia de Produção pela UFRJ.

Len Pannett , sócio da Visagio, é engenheiro com MBA em Engenharia Eletrônica e Matemática.

Ekaterina Yukhanova é Diretora de Aquisições na Norgold.